Cada vez más, las empresas en crecimiento en el Perú están comprendiendo la importancia de contar con un ERP robusto, flexible y escalable sobre el cual transformarse digitalmente para mejorar su eficiencia operativa, optimizar recursos y obtener una visión integral de sus procesos.
Sin embargo, la selección e implementación de un ERP no es una decisión que deba tomarse a la ligera. Uno de los factores más cruciales a considerar durante el proceso de evaluación – y que muchas veces no es considerado en toda su amplitud – es el Costo Total de Propiedad (TCO, por sus siglas en inglés).
Al no considerar el TCO al momento de evaluar un ERP, se estima que hasta el 55% de los proyectos de ERP sobrepasan el presupuesto inicial previsto.
¿Qué es el TCO?
El Costo Total de Propiedad es un cálculo financiero que ayuda a las empresas a evaluar todos los costos directos e indirectos asociados con la adquisición y uso de una solución tecnológica a lo largo de su ciclo de vida. Para un ERP, el TCO incluye no solo el precio de compra inicial, sino también una serie de otros costos que pueden acumularse durante su uso, como los costos de implementación, mantenimiento, capacitación, actualizaciones y soporte técnico.
Componentes del TCO en un ERP
Los componentes del Costo Total de Propiedad son diversos. Aquí compartimos algunos:
Costo de Adquisición: Los costos de adquisición representan la inversión inicial necesaria para obtener la licencia del software ERP. Esto incluye el costo de compra del software y cualquier tarifa de licencia asociada.
Los costos de adquisición son un componente crítico del TCO de un ERP y deben considerarse cuidadosamente para comprender completamente la inversión total requerida que incluye, entre otros:
• Licencias de software.
• Hardware necesario.
• Gastos de consultoría para la selección del ERP.
Los costos de adquisición son un componente clave para calcular el retorno de la inversión (ROI) del ERP. Comprender estos costos es fundamental para evaluar la rentabilidad de la inversión y determinar cuánto tiempo llevará recuperar la inversión inicial a través de mejoras en la eficiencia operativa, la reducción de costos y el aumento de la productividad.
Costo de Implementación: Los costos de implementación son una parte integral del TCO de un ERP y deben considerarse cuidadosamente para comprender completamente la inversión total requerida, planificar adecuadamente los recursos y maximizar el retorno de la inversión a lo largo del tiempo. Deben considerarse:
• Configuración inicial del sistema.
• Personalización del ERP para adaptarlo a los procesos específicos de la empresa.
• Integración con otros sistemas existentes, entre otros.
Costo de Mantenimiento y Soporte:
De acuerdo a Forrester Research, el 40% de los costos totales de un ERP, a largo plazo, están relacionados con el mantenimiento y el soporte. De ahí que deben considerarse en la evaluación de un ERP elementos como:
• Actualizaciones de software.
• Parches de seguridad.
• Soporte técnico continuo, entre otros.
Costo de Capacitación y Gestión del Cambio: Incluir el costo de capacitación y gestión del cambio en el TCO ayuda a asegurar que el sistema se utilice de manera efectiva y que la transición sea lo más suave y beneficiosa posible. Estos costos pueden incluir:
• La formación inicial para los usuarios.
• Capacitación continua para nuevos empleados o cuando se introducen nuevas funcionalidades.
• La gestión del cambio que facilite la adopción del ERP, entre otros.
Costo de Infraestructura: Incluir el costo de infraestructura en el TCO de un ERP es fundamental para comprender completamente la inversión requerida en el sistema, así como para planificar adecuadamente los recursos y mitigar los riesgos asociados con la implementación y operación del ERP. Deben considerarse:
• Servidores y almacenamiento.
• Redes y seguridad.
• Costos de alojamiento si se opta por una solución en la nube, entre otros.
Costo de Oportunidad: El costo de oportunidad se considera en el TCO de un ERP porque refleja los beneficios que se podrían haber obtenido al destinar los recursos (tiempo, dinero, personal, etc.) a una alternativa diferente, por ejemplo:
• Pérdida de productividad durante la fase de implementación y transición.
• Impacto en las operaciones mientras se ajustan a los nuevos procesos, entre otros.
¿Por qué es Crucial Considerar el TCO?
Decisiones Financieras Informadas: Evaluar el TCO proporciona una visión completa de cuánto costará realmente el ERP a lo largo de su vida útil, permitiendo a las empresas hacer una comparación más precisa entre diferentes soluciones.
Gestión de Presupuestos: Conocer todos los costos asociados ayuda a las empresas a planificar mejor su presupuesto y evitar gastos inesperados que podrían afectar negativamente sus finanzas.
Valor a Largo Plazo: Un análisis detallado del TCO permite a las organizaciones evaluar si la inversión en un ERP ofrecerá el retorno esperado en términos de eficiencia, ahorro de costos y mejora en la productividad.
Reducción de Riesgos: Al considerar todos los posibles costos, las empresas pueden identificar y mitigar riesgos financieros asociados con la implementación de un ERP, asegurando que no haya sorpresas desagradables en el futuro.
La evaluación del Costo Total de Propiedad es un componente esencial en la selección e implementación de un ERP. Al ver más allá del costo inicial y considerar todos los aspectos financieros involucrados, las empresas pueden tomar decisiones más estratégicas y sostenibles en el tiempo. Esto no solo asegura una mejor gestión de los recursos financieros sino que también contribuye a la creación de un entorno operativo más eficiente y eficaz.
Al final del día, un enfoque meticuloso hacia el TCO no solo ayudará a evitar gastos inesperados, sino que también garantizará que la organización maximice el valor de su inversión en tecnología. Por lo tanto, al evaluar un Sistema de Gestión Empresarial, es fundamental que las empresas, y los integrantes de su comité de evaluación de ERP, integren el análisis del TCO en su proceso de toma de decisiones para asegurar una implementación exitosa y rentable.
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