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Comprar o Desarrollar un ERP: ¿Cuál es la Mejor Opción?

Conforme los negocios van creciendo y van tomando conciencia de que ya no pueden operar eficientemente sin un sistema ERP se enfrentan a la decisión de si comprar un ERP a un tercero u optar por un desarrollar su propio Software de Gestión Empresarial.

Desarrollar un sistema ERP trae sus desafíos, por lo que muchas empresas optan por comprar soluciones de ERP ya existentes para evitar los riesgos que puede traer consigo desarrollar su propio software.

Ventajas de comprar un ERP

Aquí hay algunas ventajas importantes de comprar un ERP en lugar de optar por desarrollar uno propio:

1. Implementación más rápida

El tiempo es oro en un contexto de cambio constante como el que vivimos hoy, de ahí que la agilidad en la implementación es un factor clave.

Desarrollar un ERP propio generalmente implica que la empresa deba reunir un equipo de desarrolladores de software, diseñadores, analistas de procesos y otros roles relevantes para diseñar, construir e implementar el sistema. El proceso puede incluir la recopilación de requerimientos, el diseño de la interfaz de usuario, la programación de funcionalidades, la integración con sistemas existentes, pruebas de calidad y despliegue del ERP.

A diferencia de un desarrollo propio, los sistemas ERP de terceros como Exactus suelen estar listos para implementarse en un plazo relativamente corto comparado con el tiempo requerido para desarrollar uno propio. Esto le permite a las empresas comenzar a utilizar las funcionalidades del ERP de manera rápida y eficiente, lo que puede conducir a una mejora más rápida de los procesos comerciales, a una reducción del tiempo de inactividad y a la capacidad de recoger más temprano los beneficios de poder contar con información integrada y procesos automatizados lo antes posible

2. Costo inicial más bajo

Comprar un ERP generalmente implica costos iniciales más bajos en comparación con los costos de desarrollar uno internamente.

Si bien la compra de licencias y la implementación de un ERP de terceros puede tener un costo, este suele ser menor que el costo de desarrollar un ERP desde cero, especialmente cuando se tienen en cuenta los recursos humanos y financieros necesarios para el desarrollo. Esto, sin mencionar el costo de demoras y errores que pueden generarse en el transcurso de un proyecto de desarrollo de software y su constante mantenimiento.

3. Soporte y actualizaciones continuas

Los proveedores de ERP como Exactus suelen ofrecer servicios de soporte técnico con actualizaciones regulares del software para mejorar la funcionalidad, solucionar problemas de seguridad y cumplir con cambios en los requisitos regulatorios – como fue el reciente cambio en el Sistema Integrado de Registros Electrónicos (SIRE) por parte de la SUNAT (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria). Al no ser parte del día a día de la empresa, el equipo de soporte y mejora continua de un tercero permite que la empresa se enfoque en su negocio.

4. Mejores prácticas empresariales incorporadas

A diferencia de los desarrollos propios, los sistemas ERP como Exactus ERP a menudo incorporan las mejores prácticas empresariales desarrolladas a lo largo de años de experiencia y retroalimentación de clientes en diversas industrias. Esto permite a las empresas beneficiarse de procesos probados y optimizados que pueden ayudar a mejorar la eficiencia y la productividad.

5. Facilidad de integración

Mientras que muchos desarrollos propios pueden tener dificultades de integración con otros sistemas, los ERP adquiridos de terceros suelen ser compatibles, o pueden ser fácilmente integrados, con una variedad de otros sistemas de software utilizados por la empresa. Esto facilita la integración con aplicaciones existentes como sistemas de contabilidad, CRM (Customer Relationship Management), Software de Gestión de Almacenes (WMS), Software de Gestión Agrícola (FMS) o Software de Gestión de Contratistas, entre otros.

Estas son solo algunas de las ventajas de comprar un ERP en lugar de desarrollarlo internamente. Estas ventajas hacen que la compra de un ERP sea una opción atractiva para muchas empresas que buscan impulsar su crecimiento y su competitividad.

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Evaluando un ERP para el back office de entidades educativas en el Perú

La gestión de entidades educativas implica enfrentar y superar una amplia gama de desafíos. Desde la gestión financiera hasta la integración tecnológica y la calidad educativa, los administradores deben ser proactivos, adaptables y estratégicos para asegurar el éxito y la sostenibilidad a largo plazo de sus instituciones.

En lo que respecta a la gestión financiera, un back office eficiente es crucial por varias razones:

Registro Financiero Preciso

Gestión de Datos: Un back office optimizado asegura que todas las transacciones financieras se registren con precisión y prontitud. Esto incluye matrículas, subvenciones, donaciones y otras fuentes de ingresos.

Reducción de Errores: Los procesos eficientes y el software robusto reducen la probabilidad de errores en los estados financieros, lo que lleva a datos financieros más fiaInformes y Cumplimiento Oportunos

Cumplimiento Normativo: Las instituciones educativas deben adherirse a normas y regulaciones contables específicas. Un back office eficiente garantiza el cumplimiento manteniendo registros actualizados y preparando informes financieros precisos.

Informes Internos: Los informes financieros oportunos permiten a la gestión tomar decisiones informadas sobre la asignación de presupuestos, gestión de recursos y planificación estratégica.

Gestión y Control de Costos

Seguimiento de Gastos: Las operaciones de back office eficientes permiten un seguimiento meticuloso de los gastos, asegurando que los costos se controlen y se minimicen los gastos innecesarios.

Presupuestación: Los datos financieros precisos respaldan los procesos de presupuestación efectivos, ayudando a asignar fondos adecuadamente a diversos departamentos y proyectos dentro de la institución educativa.

Gestión del Flujo de Caja

Cobro de Ingresos: Los sistemas eficientes de back office facilitan la cobranza oportuna de matrículas y otros pagos, asegurando un flujo de caja constante.

Desembolsos: La gestión adecuada de cuentas por pagar y por cobrar ayuda a mantener la liquidez, asegurando que la institución pueda cumplir con sus obligaciones financieras.

Mejora del Análisis Financiero

Integración de Datos: Los sistemas de back office integrados pueden consolidar datos de diversas fuentes, proporcionando una visión completa de la salud financiera de la institución.

Herramientas Analíticas: Las operaciones de back office eficientes a menudo incorporan herramientas analíticas que ayudan en la previsión, el análisis de tendencias y la modelación financiera, apoyando la planificación financiera a largo plazo.

Mayor Confianza de los Stakeholders

Transparencia: La elaboración de informes financieros precisos y oportunos mejora la transparencia, generando confianza entre los interesados, como padres, estudiantes, donantes y organismos reguladores.

Responsabilidad: Un back office eficiente demuestra responsabilidad y profesionalismo, lo cual es crucial para mantener la reputación y credibilidad de la institución.

Eficiencia Operativa

Automatización: La automatización de tareas contables rutinarias, como la facturación, nómina y conciliación, reduce la carga de trabajo del personal, permitiéndoles centrarse en actividades más estratégicas.

Estandarización de Procesos: Los procesos estandarizados aseguran consistencia y eficiencia en el manejo de transacciones financieras y la elaboración de informes.

Apoyo a Iniciativas Estratégicas

Planificación Financiera: Un back office eficiente proporciona los conocimientos financieros necesarios para apoyar iniciativas estratégicas, como la expansión, el desarrollo de nuevos programas y la inversión en tecnología e infraestructura.

Asignación de Recursos: Al proporcionar datos financieros detallados, el back office ayuda a asignar recursos de manera efectiva a áreas que se alinean con los objetivos estratégicos de la institución.

Más de 20 años de experiencia implementando Exactus ERP nos ha demostrado que un back office eficiente es la columna vertebral de una contabilidad efectiva en un negocio de servicios educativos. Asegura una gestión financiera precisa, cumplimiento normativo, control de costos y apoya la toma de decisiones estratégicas, todo lo cual es vital para la estabilidad y el crecimiento de la institución.

¿Estás a cargo de la contabilidad o gestión financiera de un colegio o universidad? Contáctanos para mostrarte cómo Exactus ERP puede ayudarte a generar eficiencias y una mejor calidad de atención al estudiante desde un back office eficiente: exactus@bctsconsulting.com | +51 997 500 500

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