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¿Ya incluiste la compra de un ERP en el presupuesto del 2025?

A puertas de cerrar el 2024, incluir la compra de un nuevo ERP en el presupuesto de 2025 puede ser una decisión estratégica y fundamental para muchas empresas en crecimiento en el Perú. A continuación, te explicamos las razones clave para considerar, desde ya, esta inversión:

Adaptación a la digitalización y transformación digital

La tecnología y los modelos de negocio están cambiando rápidamente, y un ERP moderno, flexible, robusto y escalable permite a las empresas integrarse de manera más eficiente con herramientas digitales avanzadas, como la inteligencia artificial, el análisis de big data, y la automatización de procesos. Un ERP como Exactus facilita la integración de estas tecnologías y permite responder a la demanda de digitalización del mercado y a la adaptación ágil que el contexto actual requiere.

Escalabilidad y crecimiento futuro

A medida que una empresa crece, también lo hacen sus necesidades de gestión de información y recursos. Un ERP actualizado está diseñado para ser escalable, lo que significa que puede crecer junto con la empresa sin perder rendimiento. Esto es especialmente importante si se planea expandir operaciones, añadir nuevas líneas de productos, o ingresar a nuevos mercados en 2025 y años posteriores.

Mejora en la experiencia del cliente

Un ERP moderno permite una gestión más precisa y rápida de inventarios, pedidos y tiempos de entrega, lo cual es crucial para mejorar la experiencia del cliente. La satisfacción del cliente se ha convertido en un factor de diferenciación clave, y un ERP puede ayudar a responder a las expectativas de servicio y personalización, incrementando la retención y fidelización.

Seguridad y cumplimiento normativo

Un ERP actualizado generalmente cumple con los estándares actuales de seguridad y normativas de protección de datos, algo fundamental en el contexto actual. Las actualizaciones periódicas también aseguran que el ERP se mantenga en conformidad con cualquier cambio en la legislación, minimizando riesgos legales y protegiendo los datos sensibles de la empresa y sus clientes.

Optimización de procesos y eficiencia operativa

Con un ERP moderno, se pueden automatizar tareas repetitivas y simplificar procesos, lo que libera tiempo y recursos para actividades de mayor valor. Además, un ERP permite una gestión de datos en tiempo real, facilitando decisiones rápidas y fundamentadas. Esto reduce errores humanos y mejora la eficiencia general, permitiendo a la empresa operar de manera más ágil y competitiva.

Reducción de costos a largo plazo

Aunque la inversión inicial puede ser significativa, un ERP eficiente puede reducir los costos operativos a largo plazo. Esto se debe a que permite una mejor gestión del inventario, una planificación precisa de recursos, y una reducción en los costos de IT gracias a la consolidación de múltiples sistemas en una sola plataforma centralizada.

Adaptación a la movilidad y trabajo remoto

Los ERPs como Exactus pueden implementarse en la nube y tener funcionalidades móviles. Esto es crucial en un entorno donde el trabajo remoto o híbrido se ha vuelto cada vez más común, ya que permite a los empleados acceder y gestionar información desde cualquier lugar, lo que fomenta la flexibilidad y productividad.

¿Por qué deberías incluir la compra de un ERP en el presupuesto a más tardar en el último trimestre del año?

Incluir la compra de un ERP desde ya en el presupuesto de tecnología de la empresa a más tardar el último trimestre del año es importante por varias razones estratégicas y prácticas:

Preparación para la implementación a principios del próximo año

Adquirir un ERP en el último trimestre permite que las fases de planificación, selección de proveedor y configuración inicial comiencen antes de finalizar el año. Esto posibilita una implementación temprana en el siguiente año, asegurando que el sistema esté operativo cuando se necesite, sin interferir en los picos de actividad que suelen darse a mitad de año.

Optimización de recursos y tiempo

La implementación de un ERP lleva tiempo, especialmente en las etapas de personalización y capacitación del personal. Si el presupuesto ya está aprobado, el proyecto puede iniciar de inmediato, asegurando que todos los recursos necesarios estén disponibles. Esto evita demoras en el primer trimestre del año, cuando otros proyectos y presupuestos pueden requerir aprobación.

Aprovechamiento de presupuestos y beneficios fiscales

Muchas empresas cuentan con presupuesto sobrante o deducible para gastos en el último trimestre del año fiscal. La adquisición de un ERP en este periodo puede permitir aprovechar estos fondos disponibles y, en algunos casos, obtener beneficios fiscales. Esto es útil para empresas que buscan maximizar sus deducciones y cerrar el año con inversiones estratégicas.

Planificación y capacitación previa

El último trimestre es ideal para comenzar la capacitación del personal clave en la nueva plataforma. Así, cuando el ERP esté en pleno funcionamiento al iniciar el año, el equipo estará listo para usarlo de manera eficaz. Esto mejora la curva de aprendizaje y evita interrupciones en los procesos de negocio críticos.

Tendencias de consumo y alta demanda en el primer trimestre

En muchas industrias, el primer trimestre es un periodo de alta actividad, especialmente en áreas de ventas, inventario y logística. Tener el ERP en marcha al inicio del año asegura que la empresa pueda aprovechar sus capacidades en este periodo crítico, como gestionar mejor el inventario, automatizar la facturación o mejorar la experiencia del cliente sin sufrir interrupciones.

Alianza estratégica con proveedores y soporte

Iniciar el proceso de adquisición en el último trimestre permite establecer una relación sólida con el proveedor y diseñar un plan de soporte desde el principio. Esto es útil para asegurar un buen servicio y soporte técnico en los primeros meses críticos de uso. Además, los proveedores suelen ofrecer incentivos en el último trimestre, como descuentos o programas de implementación acelerada, que pueden resultar beneficiosos para la empresa.

Ejemplo de planificación con la compra de un ERP en el último trimestre

Supongamos que una empresa minorista adquiere un ERP en el último trimestre. Esto le permite establecer las configuraciones de inventario y finanzas antes de cerrar el año fiscal, asegurando una gestión optimizada desde el primer trimestre. Con la implementación finalizada y el personal capacitado antes de marzo, la empresa puede aprovechar las capacidades del ERP para gestionar mejor sus ventas, abastecimiento y finanzas en los siguientes trimestres.

Incluir la compra del ERP en el presupuesto antes de finalizar el año es una inversión que garantiza un inicio de año enfocado en la operación y optimización, permitiendo aprovechar al máximo las capacidades de este sistema desde los primeros meses.

En BCTS Consulting tenemos más de 20 años de experiencia implementando Exactus ERP en empresas en el Perú que hoy construyen su crecimiento sostenido sobre una implementación exitosa de un ERP sólido. Contáctanos para más información o una demo: exactus@bctsconsulting.com | +51 997 500 500

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Beneficios de un ERP modular para empresas en crecimiento

Exactus ERP modular para empresas en crecimiento

Un ERP modular ofrece varias ventajas para una empresa peruana en crecimiento, ya que permite una mayor flexibilidad y adaptabilidad a medida que la empresa evoluciona. Aquí algunas de las ventajas más destacadas:

Escalabilidad

Una empresa en crecimiento en el Perú necesita un sistema que pueda expandirse a medida que lo hacen sus operaciones y el negocio. Un ERP modular permite agregar nuevos módulos a medida que surgen necesidades, como la gestión de inventarios, finanzas, recursos humanos, ventas, etc., sin tener que cambiar todo el sistema. Esto es ideal para empresas que crecen en complejidad y tamaño.

Flexibilidad

La flexibilidad en un ERP (Enterprise Resource Planning) es fundamental porque le permite a una empresa adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio y del entorno en el que opera.

Las empresas en crecimiento a menudo enfrentan cambios rápidos en sus procesos y estructura. Las condiciones del mercado cambian constantemente, desde nuevas regulaciones hasta cambios en la demanda de los consumidores. Con un ERP modular como Exactus ERP, las empresas en crecimiento pueden implementar solo los módulos que necesitan en cada etapa de su crecimiento, adaptándose rápidamente a nuevos desafíos y requisitos operativos.

Costos controlados

Un ERP modular permite a las empresas gestionar mejor sus presupuestos tecnológicos, ya que pueden comenzar con los módulos más esenciales y agregar otros a medida que el negocio crece. Esto reduce el gasto inicial y permite distribuir las inversiones en tecnología a lo largo del tiempo, evitando costos elevados de una implementación integral desde el principio.

Menor complejidad en la implementación

Implementar un ERP integral puede ser complejo y costoso, lo que podría ser un desafío para una empresa en expansión. Un ERP modular permite comenzar con una implementación más pequeña y sencilla, lo que facilita la adopción, el entrenamiento del personal y la integración con los procesos existentes.

Mejor gestión del cambio

El crecimiento de una empresa suele ir acompañado de cambios organizacionales y de procesos. Un ERP modular facilita una transición más suave, ya que los empleados pueden adaptarse a nuevas funcionalidades de manera gradual. Esto reduce la resistencia al cambio y el riesgo de errores.

Integración personalizada

Cada empresa tiene necesidades diferentes, especialmente durante su fase de crecimiento. Un ERP modular permite elegir los módulos que se alinean con las necesidades específicas de la empresa, lo que permite una mejor personalización y una mayor integración con otros sistemas ya existentes.

Actualizaciones y mantenimiento simplificados

Al tratarse de módulos independientes, las actualizaciones y el mantenimiento del ERP son más simples y menos disruptivos. Esto significa que no es necesario detener todas las operaciones de la empresa cuando se actualiza o modifica un módulo, lo que minimiza el impacto en las operaciones diarias.

Mejora en la toma de decisiones


Con un ERP modular, cada área de la empresa puede estar integrada dentro del mismo sistema, lo que facilita la recopilación y análisis de datos en tiempo real. Esto es crucial para empresas en crecimiento, ya que permite a los gerentes tomar decisiones basadas en información precisa y actualizada, sin depender de múltiples sistemas o herramientas desconectadas.

Cumplimiento regulatorio y trazabilidad

A medida que una empresa crece, el cumplimiento regulatorio y la capacidad de rastrear operaciones se vuelven cada vez más importantes. Los módulos específicos de un ERP peruanizado como Exactus puede ayudar a cumplir con regulaciones locales y proporcionar trazabilidad en áreas clave como finanzas, inventarios y recursos humanos.

Como vemos, un ERP modular proporciona a las empresas en crecimiento una plataforma flexible y escalable, que les permite adaptarse rápidamente a nuevas necesidades, controlar los costos y gestionar la complejidad de forma gradual y eficiente.

Exactus ERP en un ERP modular adaptado a la empresa peruana. Escala tu negocio con los módulos que requieren los procesos particulares de tu empresa, contáctanos para una demo de Exactus: exactus@bctsconsulting.com | +51 997 500 500

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Importancia del Control de Lotes en la Industria Agroquímica en el Perú

Exactus ERP Control de Lotes Inventarios

La industria agroquímica, responsable de la producción de fertilizantes, herbicidas, pesticidas y otros productos esenciales para el sector agrícola en el Perú, juega un papel fundamental en la seguridad alimentaria mundial. Sin embargo, el manejo de productos químicos conlleva altos riesgos tanto para el medio ambiente como para la salud humana. Por ello, el control de lotes en esta industria es un proceso clave que asegura la trazabilidad, calidad y cumplimiento normativo, factores críticos en un entorno tan sensible.

Trazabilidad y Responsabilidad

    El control de lotes permite rastrear cada unidad de producto desde su origen, es decir, desde la materia prima, hasta su distribución final. En la industria agroquímica, donde los insumos químicos pueden tener efectos significativos en la salud del suelo, el agua, y los cultivos, esta trazabilidad es crucial.

    Cuando ocurre un problema, como un defecto en un lote de pesticidas que afecta la producción agrícola o el medio ambiente, las empresas pueden identificar rápidamente el lote afectado. Esto permite realizar retiros de productos de manera eficiente y minimizar el impacto en la cadena de suministro y en los usuarios finales.

    Garantía de Calidad y Cumplimiento Normativo

      En la industria agroquímica, los estándares de calidad son extremadamente rigurosos. El control de lotes asegura que cada producto cumpla con las especificaciones técnicas y normativas antes de salir al mercado. Los reguladores y agencias gubernamentales como la Dirección General de Salud Ambiental (DIRESA) o Servicio Nacional de Sanidad Agraria (SENASA) exigen controles estrictos sobre la calidad y seguridad en la fabricación y aplicación de los productos agroquímicos.

      Cada lote debe ser probado para garantizar que cumple con los niveles de concentración de ingredientes activos y que está libre de contaminantes. Además, el control de lotes asegura que los productos se almacenan y transportan de acuerdo a las normativas de seguridad, reduciendo riesgos de accidentes o fallas en el producto durante su uso.

      Optimización de Inventarios y Costos

        La gestión eficiente de lotes también optimiza el control de inventarios y reduce costos. Saber con precisión qué cantidad de producto está disponible y su fecha de caducidad ayuda a gestionar la producción de manera más efectiva. En una industria donde ciertos productos tienen ciclos de vida limitados, un buen control de lotes evita desperdicios por caducidad y sobreproducción.

        Además, el análisis de la rotación de lotes proporciona información valiosa para ajustar la oferta según la demanda, evitando tanto escasez como sobreabundancia de productos en el mercado.

        Prevención de Riesgos Ambientales y Sanitarios

          El control de lotes también es fundamental en la prevención de riesgos ambientales y sanitarios. Muchos productos agroquímicos contienen sustancias tóxicas que, si no se gestionan adecuadamente, pueden causar graves daños al ecosistema o a la salud humana. El manejo inadecuado de un lote, ya sea por fallos en la fabricación o el almacenamiento, puede provocar derrames, emisiones nocivas o reacciones químicas peligrosas.

          Una gestión eficiente de lotes garantiza que los productos defectuosos o que presenten algún riesgo sean rápidamente identificados, retirados y gestionados de manera segura. Además, permite rastrear la distribución geográfica de los productos, lo que facilita la contención de posibles problemas antes de que escalen.

          Mejora de la Satisfacción del Cliente

            Los agricultores y empresas que dependen de productos agroquímicos esperan obtener productos de alta calidad que sean efectivos y seguros para sus cultivos. Un adecuado control de lotes asegura que los clientes reciban productos uniformes y confiables, lo que aumenta su satisfacción y confianza en la marca.

            En un mercado tan competitivo, una empresa que demuestre un control riguroso de la calidad de sus productos a través de una gestión eficiente de lotes, tiene una ventaja competitiva significativa frente a sus competidores.

            El control de lotes en la industria agroquímica peruana no solo es una práctica recomendada, sino una necesidad fundamental para garantizar la seguridad, la calidad y la trazabilidad de los productos químicos. La implementación de ERP con funcionalidad de control de lotes permite a las empresas agroquímicas cumplir con normativas estrictas, proteger el medio ambiente y la salud humana, optimizar sus procesos internos y mejorar la satisfacción del cliente.

            En BCTS Consulting contamos con experiencia implementando Exactus ERP en el sector agroquímico. Conocemos la importancia que tiene para las empresas del sector no solo el control, sino también la cuarentena de lotes.

            Contáctanos para más información o para solicitar una demo de Exactus ERP para tu empresa agroquímica: exactus@bctsconsulting.com | +51 997 500 500

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            Gestión Financiera de Proyectos: Control y Máximo Valor

            Exactus ERP te ayuda en la gestión financiera de tu proyecto

            La gestión y control financiero efectivos son fundamentales en la administración de proyectos, actuando como el pilar que asegura el éxito y la sostenibilidad a largo plazo del mismo. Al supervisar meticulosamente los presupuestos, la asignación de recursos y los riesgos financieros, los gerentes de proyecto no solo previenen sobrecostos, sino que también optimizan el uso de recursos, mejoran la toma de decisiones y aumentan la confianza de los interesados. Este rigor financiero genera valor al maximizar el retorno de inversión (ROI) y asegurar que cada dólar invertido contribuya significativamente a los objetivos del proyecto.

            Repasemos las razones principales por las que el control financiero de un proyecto es fundamental para el éxito del mismo:

            Adherencia al Presupuesto
            El control financiero asegura que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto, evitando sobrecostos que pueden agotar los recursos y poner en peligro la finalización del proyecto. También permite una asignación efectiva de los recursos, asegurando que los fondos se dirijan hacia los aspectos más críticos del proyecto.

            Detección Temprana de Problemas
            El monitoreo financiero continuo ayuda a detectar cualquier desviación del plan financiero de manera temprana. Esto permite a los gerentes de proyecto tomar acciones correctivas a tiempo, minimizando el impacto en el proyecto en general.Identificar problemas financieros a tiempo puede mitigar riesgos y prevenir que se conviertan en problemas mayores que podrían amenazar el éxito del proyecto.

            Optimización del Uso de Recursos
            El control financiero garantiza un uso eficiente de los fondos y que cada dólar gastado contribuya a los objetivos del proyecto, reduciendo el desperdicio y mejorando la eficiencia. Al gestionar cuidadosamente las finanzas, los gerentes de proyecto pueden asegurar que el proyecto entregue el máximo valor por el dinero invertido.

            Toma de Decisiones Informada por Datos
            Con datos financieros precisos y oportunos, los gerentes de proyecto pueden tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos, ajustes en el alcance y cronogramas del proyecto para realizar ajustes estratégicos que alineen el rendimiento financiero del proyecto con sus objetivos generales.

            Cumplimiento de Objetivos Financieros
            Un control financiero efectivo ayuda a asegurar que el proyecto cumpla con sus objetivos financieros, como la rentabilidad, el retorno de la inversión (ROI) o la recuperación de costos.El control financiero contribuye a la sostenibilidad del proyecto, asegurando que se mantenga financieramente viable a lo largo de su ciclo de vida.

            Gestión de Riesgos
            El control financiero es esencial para identificar y gestionar los riesgos financieros, como problemas de flujo de caja, aumentos de costos o falta de financiamiento. De esa manera el Gerente de Proyecto puede crear planes de contingencia que pueden activarse si los riesgos financieros se materializan.

            Transparencia y Responsabilidad
            Mantener el control financiero genera confianza entre los stakeholders, ya que demuestra que el proyecto se gestiona de manera responsable y dentro de los límites financieros. La rendición de cuentas transparente asegura que los gerentes de proyecto y los equipos sean responsables de cómo se gastan los fondos del proyecto, lo que lleva a una mejor gobernanza.

            Evaluación del Desempeño
            El control financiero establece métricas para rastrear el progreso financiero del proyecto, lo que facilita la evaluación del desempeño en comparación con el presupuesto y los objetivos financieros. Una vez completado el proyecto, los datos financieros son cruciales para analizar el éxito del mismo y para aprender lecciones que puedan aplicarse a proyectos futuros.

            Garantía de Continuidad del Proyecto
            Al mantener un control financiero estricto, los gerentes de proyecto pueden asegurar que el proyecto cuente con los fondos necesarios para continuar sin interrupciones, evitando retrasos o posibles fallos en el proyecto.

            Viabilidad a Largo Plazo
            Los proyectos que están bien gestionados financieramente tienen más probabilidades de ser sostenibles a largo plazo, entregando beneficios continuos a la organización incluso después de su finalización.

            Dicho lo anterior, se hace evidente que la gestión financiera de un proyecto tiene un impacto directo en el éxito del mismo. Es por ello que Exactus ERP cuenta con un módulo de Control de Proyectos que permite:

            • Registrar los presupuestos de los proyectos y controlar su ejecución real desde las transacciones operativas.
            • Controlar las etapas del proyecto y los gastos involucrados
            • Integrar lo presupuestado para cada proyecto con lo real registrado transaccionalmente (inventario, nómina, contabilidad).
            • Consultar y hacer reportes de avance y comparación entre lo presupuestado y lo real, sus variaciones, entre otros.

            Recibe el 2025 con un ERP que te permita controlar eficientemente las tus proyectos. Contáctanos para más información sobre Exactus ERP, el ERP que desde hace más de 20 años acompaña el crecimiento sostenible de empresas peruanas: contacto@bctsconsulting.com | +51 997 500 500

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            ERP en Perú: Empezando el 2025 con un ERP Operativo

            Exactus ERP el mejor ERP en el Perú


            El inicio de un nuevo año siempre trae consigo desafíos y oportunidades. Para las empresas, el 2025 representa una ventana crucial para optimizar sus operaciones y prepararse para enfrentar un mercado cada vez más competitivo. Contar con un ERP (Enterprise Resource Planning) ya operativo desde el primer día del año puede ser la diferencia entre mantenerse a la vanguardia o quedarse rezagado. A continuación, exploraremos los beneficios clave de contar con un ERP operativo desde el inicio del 2025.

            Continuidad Operativa desde el Primer Día


            Uno de los mayores riesgos para cualquier empresa es la interrupción en sus operaciones. Contar con un sistema ERP funcionando desde el primer día del 2025, tu empresa podrá evitar estos inconvenientes, asegurando la continuidad en los flujos de trabajo. La capacidad de mantener las operaciones sin contratiempos es esencial para cumplir con las metas de producción y servicio, lo que a su vez se traduce en una mayor satisfacción del cliente.

            Cumplimiento Regulatorio


            Las entidades regulatorias son cada vez más estrictas en cuanto al cumplimiento de normativas fiscales y contables. Contar con un ERP desde el inicio del año fiscal permitirá a tu empresa cumplir con estos requerimientos de manera eficiente, reduciendo el riesgo de multas y sanciones. Un sistema bien implementado asegura que todas las operaciones financieras estén alineadas con las normativas vigentes de SUNAT y otros, proporcionando tranquilidad y seguridad a la dirección de la empresa.

            Decisiones Basadas en Datos Limpios y Precisos


            Iniciar el 2025 con una base de datos limpia y precisa es fundamental para mejorar la toma de decisiones. Los errores heredados de hojas de cálculo o de sistemas antiguos pueden afectar gravemente las decisiones estratégicas. Un ERP depura estos errores, proporcionando datos fiables que sirven como base para decisiones informadas, lo que a su vez mejora la eficiencia y la competitividad de la empresa.

            Optimización de Procesos Operativos y Aumento de la Productividad


            La automatización de procesos operativos y contables desde el inicio del año es otro de los grandes beneficios de un ERP. Reducir el trabajo manual no solo aumenta la productividad, sino que también permite a los empleados enfocarse en tareas más estratégicas que aportan un mayor valor a la empresa. La optimización de procesos es clave para mejorar la eficiencia operativa y reducir costos innecesarios.

            Informes y Análisis para Decisiones Estratégicas


            Un ERP permite establecer una estructura robusta para la generación de informes y la realización de análisis a lo largo del año. Esto facilita el acceso a información financiera precisa y oportuna, crucial para la toma de decisiones estratégicas. La capacidad de contar con una fuente única de la verdad y datos precisos para generar informes detallados en tiempo real ofrece una ventaja competitiva, ya que permite a la dirección reaccionar rápidamente a las oportunidades y amenazas del mercado.

            Planificación y Presupuestación Precisas


            El inicio de un nuevo año fiscal es un momento clave para la planificación y presupuestación. Los datos precisos que proporciona un ERP permiten generar presupuestos más acertados, alineados con las realidades operativas y financieras de la empresa. Esta precisión en la planificación es esencial para garantizar que los recursos se asignen de manera efectiva, evitando sorpresas desagradables a lo largo del año.

            Gestión Eficiente de Recursos


            Empezar el 2025 con un ERP también significa gestionar los recursos de manera más efectiva. Al proporcionar una visión integral de los procesos, un ERP permite una gestión más eficiente del capital humano, financiero y material. Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también asegura que la empresa esté mejor posicionada para alcanzar sus objetivos estratégicos.

            Ventaja Competitiva en el Mercado


            Los beneficios de implementar un ERP no se limitan a la eficiencia interna; también aportan ventajas competitivas significativas. Una empresa que opera con un sistema ERP bien implementado está mejor preparada para responder a los cambios del mercado, innovar y ofrecer un mejor servicio al cliente. Estas ventajas posicionan a la empresa para desempeñarse mejor en el mercado en el 2025.

            Momento Ideal para la Implementación


            Si aún no has comenzado la implementación de un nuevo ERP, ahora es el momento perfecto. Iniciar el proceso en lo que resta del 2024 permitirá llegar a fines de año con el sistema probado y listo para registrar el 2025 con éxito. Un ERP operativo desde el primer día del nuevo año asegurará que tu empresa esté preparada para enfrentar cualquier desafío y aprovechar al máximo las oportunidades que se presenten.

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            La Dependencia de Excel como limitación para el Crecimiento Empresarial

            ¿Estás usando Excel como si fuera un ERP? Conoce ls riesgos de hacerlo.

            En muchas empresas en el Perú, las hojas de cálculo son herramientas esenciales para la gestión de datos y la toma de decisiones. Aunque las hojas de cálculo, como Excel, son increíblemente versátiles y accesibles, la dependencia en esta herramienta, puede acarrear riesgos significativos. Este artículo exploramos estos riesgos y cómo un ERP puede ofrecer soluciones más robustas y eficientes.

            Desafíos de las empresas que dependen del Excel

            Las empresas que dependen de Excel suelen enfrentar varios desafíos.

            Escalabilidad

            La dependencia de excel limita la escalabilidad de una empresa que quiere y necesita crecer. A medida que una empresa crece, la cantidad de datos también aumenta. El Excel, aunque es capaz de manejar grandes volúmenes de datos, no está diseñado para gestionar complejidades crecientes en términos de datos interrelacionados y en constante cambio. Las hojas de cálculo con grandes cantidades de datos pueden volverse lentas, además que siempre son propensas a errores, lo que podría resultar en decisiones basadas en información inexacta y/o desactualizada.

            Ausencia de trabajo colaborativo en tiempo real

            La colaboración es otro aspecto crítico que se ve afectado por la dependencia de Excel. En un entorno empresarial moderno, la colaboración entre departamentos es esencial. Aún cuando se empleen soluciones de hojas de cálculo en la nube, surgen conflictos y duplicidad de datos cuando varios empleados trabajan con la misma información, creando confusión y aumentado el riesgo de errores. La consolidación y corrección de la información es un proceso tedioso y propenso a fallos, dificultando la colaboración.

            Falta de integridad en los datos

            Los errores son comunes cuando los empleados introducen y manipulan datos manualmente en Microsoft Excel.

            Según el profesor Ray Panko de la Universidad de Hawaii, el 88% de las hojas de cálculo de Microsoft Excel contienen al menos un error en sus fórmulas. Panko clasifica los errores de hojas de cálculo en tres tipos: errores mecánicos, como errores al escribir números, que suelen ser detectados y corregidos rápidamente; errores lógicos, como errores al usar fórmulas incorrectas, que son los más comunes; y errores de omisión, como errores en los que se omiten datos de las fórmulas. Debido a que es más difícil de detectar, este último tipo de error se considera el más grave. Estos errores ocurren en situaciones en las que la precisión de los datos es crucial.

            Carencia de seguridad de los datos y auditabilidad

            La seguridad de los datos es otra gran preocupación. Excel no tiene muchos controles de seguridad y auditabilidad. La empresa está expuesta a riesgos de seguridad de datos y cumplimiento normativo porque las hojas de cálculo pueden ser fácilmente compartidas o accesibles sin restricciones adecuadas. En sectores altamente regulados, la capacidad de monitorear los cambios y mantener un historial de auditoría detallado es limitada.

            Falta de integración con otros sistemas

            Excel carece de capacidades de integración avanzadas, lo que es una de sus principales limitaciones. A diferencia de los sistemas de gestión de bases de datos y los ERPs, las hojas de cálculo no está diseñadas para integrarse con los sistemas de información.

            Esto significa que se debe transferir manualmente los datos de Excel a otras aplicaciones y sistemas. Además de ser ineficiente, este proceso aumenta el riesgo de errores, duplicidades y pérdida de datos.

            Información en tiempo real

            Excel no puede proporcionar una visión en tiempo real de las operaciones, pues su actualización implica un gran esfuerzo operativo que no puede darse continuamente, lo que dificulta la oportuna toma de decisiones.

            En un mundo cada vez más dinámico esta limitación es crucial.

            Costo de Oportunidad


            Gestionar datos en Excel toma mucho tiempo y recursos, desviando la atención de actividades más estratégicas. El costo de oportunidad de usar Excel en lugar de un ERP incluye la pérdida potencial de eficiencia, productividad, escalabilidad, integración, colaboración y capacidades avanzadas de análisis. Aunque Excel puede ser más barato inicialmente, a largo plazo, un ERP puede ofrecer un retorno de inversión significativo al mejorar la operación general del negocio.

            El ERP, solución eficaz para las limitaciones del uso de Excel

            A pesar de que Excel es una herramienta útil y poderosa, su uso para la gestión de datos puede limitar el crecimiento y la eficiencia de una empresa. La implementación de un sistema ERP no solo reduce estos riesgos, sino que también establece una base sólida para el desarrollo y el éxito futuros. Los ERP tienen una ventaja fundamental porque permiten una toma de decisiones más rápida y basada en datos gracias a sus capacidades avanzadas de análisis y reporte.

            Si su empresa todavía depende de Excel, es hora de cambiar a un ERP. Estos sistemas de información están diseñados para integrar y automatizar los procesos empresariales centrales, desde la gestión financiera hasta la cadena de suministro y la atención al cliente.

            Implementar un ERP significa centralizar la información en una plataforma única y accesible en tiempo real, evitando la redundancia y los errores que surgen cuando se ingresan datos manualmente en varias hojas de cálculo.

            Uno de los mayores beneficios de un ERP es su escalabilidad. El sistema puede adaptarse y manejar volúmenes de datos cada vez mayores sin comprometer la velocidad o la precisión a medida que crece la empresa.

            Contáctanos para presentarte Exactus ERP, el ERP que durante más de 25 años ha acompañado le crecimiento de empresas líderes en el Perú.

            Contáctanos: Email: exactus@bctsconsulting.com | Cel/WhatsApp +51 997 500 500

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            ¿Estás considerando El Costo Total de Propiedad (TCO) al evaluar un ERP?

            Cada vez más, las empresas en crecimiento en el Perú están comprendiendo la importancia de contar con un ERP robusto, flexible y escalable sobre el cual transformarse digitalmente para mejorar su eficiencia operativa, optimizar recursos y obtener una visión integral de sus procesos.

            Sin embargo, la selección e implementación de un ERP no es una decisión que deba tomarse a la ligera. Uno de los factores más cruciales a considerar durante el proceso de evaluación – y que muchas veces no es considerado en toda su amplitud – es el Costo Total de Propiedad (TCO, por sus siglas en inglés).

            Al no considerar el TCO al momento de evaluar un ERP, se estima que hasta el 55% de los proyectos de ERP sobrepasan el presupuesto inicial previsto.

            ¿Qué es el TCO?

            El Costo Total de Propiedad es un cálculo financiero que ayuda a las empresas a evaluar todos los costos directos e indirectos asociados con la adquisición y uso de una solución tecnológica a lo largo de su ciclo de vida. Para un ERP, el TCO incluye no solo el precio de compra inicial, sino también una serie de otros costos que pueden acumularse durante su uso, como los costos de implementación, mantenimiento, capacitación, actualizaciones y soporte técnico.

            Componentes del TCO en un ERP


            Los componentes del Costo Total de Propiedad son diversos. Aquí compartimos algunos:

            Costo de Adquisición: Los costos de adquisición representan la inversión inicial necesaria para obtener la licencia del software ERP. Esto incluye el costo de compra del software y cualquier tarifa de licencia asociada.

            Los costos de adquisición son un componente crítico del TCO de un ERP y deben considerarse cuidadosamente para comprender completamente la inversión total requerida que incluye, entre otros:
            • Licencias de software.
            • Hardware necesario.
            • Gastos de consultoría para la selección del ERP.

            Los costos de adquisición son un componente clave para calcular el retorno de la inversión (ROI) del ERP. Comprender estos costos es fundamental para evaluar la rentabilidad de la inversión y determinar cuánto tiempo llevará recuperar la inversión inicial a través de mejoras en la eficiencia operativa, la reducción de costos y el aumento de la productividad.

            Costo de Implementación: Los costos de implementación son una parte integral del TCO de un ERP y deben considerarse cuidadosamente para comprender completamente la inversión total requerida, planificar adecuadamente los recursos y maximizar el retorno de la inversión a lo largo del tiempo. Deben considerarse:
            • Configuración inicial del sistema.
            • Personalización del ERP para adaptarlo a los procesos específicos de la empresa.
            • Integración con otros sistemas existentes, entre otros.

            Costo de Mantenimiento y Soporte:
            De acuerdo a Forrester Research, el 40% de los costos totales de un ERP, a largo plazo, están relacionados con el mantenimiento y el soporte. De ahí que deben considerarse en la evaluación de un ERP elementos como:
            • Actualizaciones de software.
            • Parches de seguridad.
            • Soporte técnico continuo, entre otros.

            Costo de Capacitación y Gestión del Cambio: Incluir el costo de capacitación y gestión del cambio en el TCO ayuda a asegurar que el sistema se utilice de manera efectiva y que la transición sea lo más suave y beneficiosa posible. Estos costos pueden incluir:
            • La formación inicial para los usuarios.
            • Capacitación continua para nuevos empleados o cuando se introducen nuevas funcionalidades.
            • La gestión del cambio que facilite la adopción del ERP, entre otros.

            Costo de Infraestructura: Incluir el costo de infraestructura en el TCO de un ERP es fundamental para comprender completamente la inversión requerida en el sistema, así como para planificar adecuadamente los recursos y mitigar los riesgos asociados con la implementación y operación del ERP. Deben considerarse:
            • Servidores y almacenamiento.
            • Redes y seguridad.
            • Costos de alojamiento si se opta por una solución en la nube, entre otros.

            Costo de Oportunidad: El costo de oportunidad se considera en el TCO de un ERP porque refleja los beneficios que se podrían haber obtenido al destinar los recursos (tiempo, dinero, personal, etc.) a una alternativa diferente, por ejemplo:
            • Pérdida de productividad durante la fase de implementación y transición.
            • Impacto en las operaciones mientras se ajustan a los nuevos procesos, entre otros.

            ¿Por qué es Crucial Considerar el TCO?

            Decisiones Financieras Informadas: Evaluar el TCO proporciona una visión completa de cuánto costará realmente el ERP a lo largo de su vida útil, permitiendo a las empresas hacer una comparación más precisa entre diferentes soluciones.

            Gestión de Presupuestos: Conocer todos los costos asociados ayuda a las empresas a planificar mejor su presupuesto y evitar gastos inesperados que podrían afectar negativamente sus finanzas.

            Valor a Largo Plazo: Un análisis detallado del TCO permite a las organizaciones evaluar si la inversión en un ERP ofrecerá el retorno esperado en términos de eficiencia, ahorro de costos y mejora en la productividad.

            Reducción de Riesgos: Al considerar todos los posibles costos, las empresas pueden identificar y mitigar riesgos financieros asociados con la implementación de un ERP, asegurando que no haya sorpresas desagradables en el futuro.

            La evaluación del Costo Total de Propiedad es un componente esencial en la selección e implementación de un ERP. Al ver más allá del costo inicial y considerar todos los aspectos financieros involucrados, las empresas pueden tomar decisiones más estratégicas y sostenibles en el tiempo. Esto no solo asegura una mejor gestión de los recursos financieros sino que también contribuye a la creación de un entorno operativo más eficiente y eficaz.

            Al final del día, un enfoque meticuloso hacia el TCO no solo ayudará a evitar gastos inesperados, sino que también garantizará que la organización maximice el valor de su inversión en tecnología. Por lo tanto, al evaluar un Sistema de Gestión Empresarial, es fundamental que las empresas, y los integrantes de su comité de evaluación de ERP, integren el análisis del TCO en su proceso de toma de decisiones para asegurar una implementación exitosa y rentable.

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            Destacada participación de BCTS Consulting y Exactus ERP en el ERP Summit Perú

            El pasado martes 23 de abril de 2024, BCTS Consulting, líder en soluciones de negocio basadas en tecnologías de la información, participó en la primera edición en Perú del ERP Summit llevado a en las instalaciones del hotel Hilton de Miraflores.

            Durante este evento, BCTS Consulting presentó los amplios beneficios de Exactus ERP, el Software de Gestión Empresarial de su aliado estratégico Softland, resaltando el poder transformador de la tecnología para impulsar el crecimiento empresarial y la eficiencia operacional.

            El ERP Summit es reconocido a nivel regional por su enfoque en las últimas tendencias y tecnologías en gestión empresarial, convirtiéndose en el escenario ideal para destacar las capacidades de Exactus ERP. Este software modular, multiempresa, flexible y escalable ha sido fundamental en el crecimiento y evolución de empresas líderes en diversos sectores en el Perú.

            Además de su amplia funcionalidad, Exactus ERP ofrece opciones en la nube de Huawei y se integra con otras soluciones innovadoras del portafolio de BCTS, como el Software de Gestión Agrícola (FMS) de AGRIVI, el Software de Gestión de Almacenes (WMS) de Infor y el Software de Gestión de Contratistas de Exactian. La incorporación de tecnología de automatización robótica (RPA) en Exactus ERP también ha sido destacada por su contribución a la productividad del personal al automatizar transacciones repetitivas en finanzas, compras y logística.

            Durante el evento, el equipo experto de BCTS Consulting estuvo disponible en un stand de exhibición para ofrecer demostraciones personalizadas y resolver cualquier consulta sobre Exactus ERP. Además, Miguel Takahashi, Gerente de Soporte de la Unidad ERP de BCTS Consulting, ofreció una concurrida charla titulada “El día a día con Exactus ERP: De los datos a la toma de decisiones ágiles”, brindando insights valiosos sobre la aplicación práctica de esta solución en el entorno empresarial.

            El éxito de la participación de BCTS Consulting en el ERP Summit Perú 2024 refleja su compromiso continuo con la innovación tecnológica y el impulso del crecimiento empresarial en el país.

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            Maximizando la Eficiencia Operativa con un ERP

            Un ERP no solo es una herramienta tecnológica, sino un catalizador para la transformación empresarial. Al maximizar la eficiencia operacional, las empresas pueden mejorar su competitividad, adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y alcanzar un crecimiento sostenible a largo plazo. En un contexto empresarial cada vez más desafiante, la implementación de un sistema ERP se convierte en una decisión estratégica clave para cualquier organización que aspire al éxito.

            ¿Qué es eficiencia operativa?

            La eficiencia operativa se refiere a la capacidad de una organización para utilizar sus recursos de manera óptima para lograr sus objetivos comerciales y operativos. En un sentido más amplio, implica maximizar la productividad y minimizar los desperdicios en todos los aspectos de las operaciones de la empresa. En otras palabras, la capacidad de hacer más, con menos.

            La eficiencia operativa es fundamental para que las organizaciones logren sus metas de manera efectiva y rentable, permitiéndoles utilizar sus recursos de manera inteligente y adaptarse ágilmente a los cambios del entorno empresarial.

            Formas en las que un ERP ayuda a maximizar la eficiencia operativa

            • Integración de procesos: Un ERP integra todos los procesos empresariales en un solo sistema. Esto significa que todas las funciones, desde la gestión de inventario hasta las finanzas, están conectadas, lo que reduce la duplicación de datos y la necesidad de múltiples sistemas independientes.
            • Automatización de tareas: Los ERPs automatizan muchas tareas repetitivas y manuales, lo que ahorra tiempo y reduce errores. Esto libera a los empleados para que se concentren en tareas más estratégicas y de mayor valor.
            • Visibilidad en tiempo real: Los sistemas ERP proporcionan información en tiempo real sobre el estado de las operaciones de la empresa. Esto permite a los gerentes tomar decisiones más informadas y rápidas basadas en datos actualizados.
            • Mejora la colaboración: Al centralizar la información en una sola plataforma, los ERPs facilitan la colaboración entre diferentes departamentos y equipos. Todos tienen acceso a la misma información actualizada, lo que mejora la comunicación y la coordinación.
            • Optimización de recursos: Con la información detallada proporcionada por un ERP, las empresas pueden identificar y eliminar ineficiencias en sus procesos. Esto puede llevar a una mejor asignación de recursos y una reducción de costos.
            • Cumplimiento normativo: Los ERPs suelen incluir funciones de cumplimiento normativo que ayudan a las empresas a seguir las regulaciones gubernamentales y de la industria. Esto reduce el riesgo de multas y sanciones.

            Un ERP no es simplemente una solución tecnológica más; es un eje central que integra y optimiza todos los aspectos de las operaciones empresariales. Desde la gestión de inventario y la cadena de suministro hasta las finanzas y los recursos humanos, un ERP unifica estos procesos en un solo sistema coherente que genera eficiencias de alto impacto. Según una encuesta de Panorama Consulting Solutions, el 81% de las empresas informa una mejora significativa en la eficiencia operacional después de implementar un ERP.

            La eficiencia operativa no es solo una medida de ahorro de costos; es un pilar del crecimiento sostenible y la rentabilidad. Al aprovechar la tecnología, optimizar procesos y fomentar una cultura de mejora continua, las organizaciones pueden mejorar su posición competitiva, impulsar el crecimiento de ingresos y, en última instancia, mejorar su resultados financieros.

            Durante más de 25 años hemos comprobado, a través de las experiencias exitosas de nuestros clientes de Exactus ERP, que su implementación les permite generar importantes eficiencias. Contáctanos para agendar una reunión y poder presentarte el ERP que está ayudando a empresas líderes en el Perú a potenciar su eficiencia y crecimiento.

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            Comprar o Desarrollar un ERP: ¿Cuál es la Mejor Opción?

            Conforme los negocios van creciendo y van tomando conciencia de que ya no pueden operar eficientemente sin un sistema ERP se enfrentan a la decisión de si comprar un ERP a un tercero u optar por un desarrollar su propio Software de Gestión Empresarial.

            Desarrollar un sistema ERP trae sus desafíos, por lo que muchas empresas optan por comprar soluciones de ERP ya existentes para evitar los riesgos que puede traer consigo desarrollar su propio software.

            Ventajas de comprar un ERP

            Aquí hay algunas ventajas importantes de comprar un ERP en lugar de optar por desarrollar uno propio:

            1. Implementación más rápida

            El tiempo es oro en un contexto de cambio constante como el que vivimos hoy, de ahí que la agilidad en la implementación es un factor clave.

            Desarrollar un ERP propio generalmente implica que la empresa deba reunir un equipo de desarrolladores de software, diseñadores, analistas de procesos y otros roles relevantes para diseñar, construir e implementar el sistema. El proceso puede incluir la recopilación de requerimientos, el diseño de la interfaz de usuario, la programación de funcionalidades, la integración con sistemas existentes, pruebas de calidad y despliegue del ERP.

            A diferencia de un desarrollo propio, los sistemas ERP de terceros como Exactus suelen estar listos para implementarse en un plazo relativamente corto comparado con el tiempo requerido para desarrollar uno propio. Esto le permite a las empresas comenzar a utilizar las funcionalidades del ERP de manera rápida y eficiente, lo que puede conducir a una mejora más rápida de los procesos comerciales, a una reducción del tiempo de inactividad y a la capacidad de recoger más temprano los beneficios de poder contar con información integrada y procesos automatizados lo antes posible

            2. Costo inicial más bajo

            Comprar un ERP generalmente implica costos iniciales más bajos en comparación con los costos de desarrollar uno internamente.

            Si bien la compra de licencias y la implementación de un ERP de terceros puede tener un costo, este suele ser menor que el costo de desarrollar un ERP desde cero, especialmente cuando se tienen en cuenta los recursos humanos y financieros necesarios para el desarrollo. Esto, sin mencionar el costo de demoras y errores que pueden generarse en el transcurso de un proyecto de desarrollo de software y su constante mantenimiento.

            3. Soporte y actualizaciones continuas

            Los proveedores de ERP como Exactus suelen ofrecer servicios de soporte técnico con actualizaciones regulares del software para mejorar la funcionalidad, solucionar problemas de seguridad y cumplir con cambios en los requisitos regulatorios – como fue el reciente cambio en el Sistema Integrado de Registros Electrónicos (SIRE) por parte de la SUNAT (Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria). Al no ser parte del día a día de la empresa, el equipo de soporte y mejora continua de un tercero permite que la empresa se enfoque en su negocio.

            4. Mejores prácticas empresariales incorporadas

            A diferencia de los desarrollos propios, los sistemas ERP como Exactus ERP a menudo incorporan las mejores prácticas empresariales desarrolladas a lo largo de años de experiencia y retroalimentación de clientes en diversas industrias. Esto permite a las empresas beneficiarse de procesos probados y optimizados que pueden ayudar a mejorar la eficiencia y la productividad.

            5. Facilidad de integración

            Mientras que muchos desarrollos propios pueden tener dificultades de integración con otros sistemas, los ERP adquiridos de terceros suelen ser compatibles, o pueden ser fácilmente integrados, con una variedad de otros sistemas de software utilizados por la empresa. Esto facilita la integración con aplicaciones existentes como sistemas de contabilidad, CRM (Customer Relationship Management), Software de Gestión de Almacenes (WMS), Software de Gestión Agrícola (FMS) o Software de Gestión de Contratistas, entre otros.

            Estas son solo algunas de las ventajas de comprar un ERP en lugar de desarrollarlo internamente. Estas ventajas hacen que la compra de un ERP sea una opción atractiva para muchas empresas que buscan impulsar su crecimiento y su competitividad.

            Contáctanos para conocer cómo Exactus ERP puede ayudarle a tu empresa a obtener los beneficios que detallamos en este blog. exactus@bctsconsulting.com 📲 +51 997500500

             

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